Surat keterangan kerja dalam bentuk elektronik

Melayani

Di era kemajuan teknologi, metode tradisional untuk mendokumentasikan perjalanan kerja karyawan secara bertahap digantikan oleh solusi TI baru. Penting untuk menjamin keaslian dan keandalan dokumen elektronik. Ini berlaku khususnya untuk dokumen penting seperti sertifikat kerja, yang merupakan kumpulan informasi penting tentang masa kerja seorang karyawan, yang digunakan, antara lain, untuk menentukan hak-hak karyawan majikan berikutnya dan hak pensiun. Apakah sertifikat kerja elektronik dapat diterima?

Kewajiban menerbitkan surat keterangan kerja

Sehubungan dengan pemutusan atau berakhirnya hubungan kerja, majikan wajib memberikan surat keterangan kerja kepada pekerja pada hari berakhirnya hubungan kerja, jika majikan tidak bermaksud untuk mengadakan hubungan kerja lagi dengannya dalam waktu 7 hari sejak tanggal pemutusan atau berakhirnya hubungan kerja sebelumnya. Jika, karena alasan obyektif, tidak mungkin untuk menerbitkan sertifikat kerja kepada seorang karyawan atau orang yang diberi wewenang olehnya dalam jangka waktu ini, majikan harus mengirimkan sertifikat kerja kepada karyawan atau orang itu melalui operator pos dalam waktu 7 hari dari tanggal tanggal berakhirnya periode ini melalui operator pos dalam arti Undang-undang 23 November 2012. - Hukum pos atau sebaliknya. Surat keterangan kerja mencakup masa atau masa kerja yang belum diterbitkan.

Dalam hal menjalin hubungan kerja lain dengan pekerja yang sama dalam waktu 7 hari sejak tanggal pemutusan atau berakhirnya hubungan kerja sebelumnya, pemberi kerja wajib menerbitkan surat keterangan kerja kepada pekerja hanya atas permintaannya yang disampaikan dalam bentuk kertas atau elektronik. ; dapat diajukan setiap saat dan berkaitan dengan penerbitan surat keterangan kerja yang berkaitan dengan masa kerja sebelumnya atau semua masa kerja yang belum diterbitkan surat keterangan kerja. Majikan wajib mengeluarkan sertifikat kerja kepada karyawan dalam waktu 7 hari sejak tanggal pengajuan aplikasi.

Penerbitan surat keterangan kerja mungkin tidak tergantung pada penyelesaian sebelumnya antara pekerja dengan pemberi kerja (Pasal 97 dari Kode Perburuhan).

Isi surat keterangan kerja

Surat keterangan kerja harus mencakup informasi tentang periode dan jenis pekerjaan yang dilakukan, posisi yang dipegang, cara pemutusan hubungan kerja atau keadaan pemutusan hubungan kerja, serta informasi lain yang diperlukan untuk menentukan hak-hak karyawan dan asuransi sosial. Selain itu, dalam surat keterangan kerja harus dicantumkan pula penyitaan upah untuk pekerjaan sesuai dengan ketentuan tentang proses penegakan hukum. Atas permintaan karyawan, surat keterangan kerja juga harus memberikan informasi tentang jumlah dan komponen remunerasi dan kualifikasi yang diperoleh.

Bentuk surat keterangan kerja

Sertifikat kerja harus diberikan kepada karyawan secara tertulis, yang, sesuai dengan Art. 78 detik. 1 KUH Perdata, sehubungan dengan Art. 300 dari Kode Perburuhan, berarti menempatkan tanda tangan pribadi pada dokumen. Persyaratan hukum untuk menyimpan formulir tertulis tidak diragukan lagi, mengingat model surat keterangan kerja yang berlaku yang diperkenalkan oleh Peraturan Menteri Keluarga, Ketenagakerjaan dan Kebijakan Sosial tanggal 30 Desember 2016 tentang surat keterangan kerja mengharuskan dokumen tersebut ditandatangani dengan tanda tangan pemberi kerja atau orang yang mewakili pemberi kerja, atau orang yang diberi wewenang untuk membuat pernyataan atas nama pemberi kerja. Putusan Pengadilan Negeri di Katowice 11 Maret 2014 (IV Cz 177/14)

Persyaratan tanda tangan minimum tertentu dapat diindikasikan: setidaknya nama itu harus nama keluarga, meskipun tidak harus dalam kata-kata lengkapnya, dan singkatan dapat digunakan, yang bahkan mungkin tidak sepenuhnya terbaca. Akan tetapi, harus terdiri dari surat-surat yang dapat diidentifikasi yang memungkinkan penandatangan untuk diidentifikasi dan memungkinkan perbandingan dan verifikasi dengan pengulangan bahwa itu dalam bentuk yang biasa digunakan, bahkan jika itu hampir tidak terbaca; karena itu tentang fitur individu dan berulang.

Hanya tanda tertulis yang merupakan tanda tangan tulisan tangan. Pengertian ini sesuai dengan arti kata “tanda tangan” yang mengacu pada perbuatan menulis. Secara khusus, sidik jari atau faksimili tinta, yaitu salinan tanda tangan yang mungkin dibubuhkan pada dokumen oleh orang lain, bukanlah tanda tangan. Tulisan tangan adalah fitur penting dari tanda tangan. Fitur ini memungkinkan fungsi identifikasi, karena hanya tanda tangan tulisan tangan, yang mencakup karakteristik pribadi dari surat penandatanganan (pembentukan surat, penggabungannya, dll.), memungkinkan pernyataan - melalui keahlian grafis surat - bahwa itu asli (lihat keputusan Mahkamah Agung Polandia) - Kamar Sipil 10 April 2008, IV CZ 23/08).

Mulai masa percobaan 30 hari gratis tanpa pamrih!

Surat keterangan kerja dalam bentuk elektronik

Sesuai dengan Seni. 781 KUHPerdata, untuk memelihara bentuk elektronik dari suatu transaksi yang sah, cukup dengan menyerahkan surat wasiat dalam bentuk elektronik dan membubuhkannya dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Oleh karena itu, dua syarat harus dipenuhi:

  • menyerahkan pernyataan kehendak (persiapan dokumen) dalam bentuk elektronik
  • dan membubuhkannya dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Pasal 3 poin 12 Peraturan (UE) No 910/2014 Parlemen Eropa dan Dewan 23 Juli 2014 tentang layanan identifikasi dan kepercayaan elektronik untuk transaksi elektronik di pasar internal dan mencabut Petunjuk 1999/93 / EC

"Tanda Tangan Elektronik yang Memenuhi Syarat" berarti tanda tangan elektronik tingkat lanjut yang dibuat oleh perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat dan yang didasarkan pada sertifikat yang memenuhi syarat untuk tanda tangan elektronik.

Harus diingat bahwa formulir elektronik tidak sama dengan formulir dokumen, yang definisinya terkandung dalam Seni. 772 KUH Perdata: "Untuk memelihara bentuk dokumenter dari suatu transaksi hukum, cukup dengan menyerahkan pernyataan kehendak dalam bentuk dokumen dengan cara yang memungkinkan identifikasi orang yang menyerahkan pernyataan".

Dalam hal formulir dokumenter, tidak diperlukan tulisan tangan atau tanda tangan elektronik. Kami menghadapinya ketika sebuah dokumen telah disiapkan dalam bentuk teks, audio atau audiovisual, serta dalam bentuk pesan elektronik (e-mail), diakhiri dengan nama dan nama belakang penulis pesan.

Di mana mendapatkan tanda tangan yang memenuhi syarat?

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat dapat diperoleh dari salah satu pemasok bersertifikat, yang daftarnya tersedia di situs web Pusat Sertifikasi Nasional.

Set yang terdiri dari tanda tangan yang memenuhi syarat paling sering mencakup:

  • kartu kriptografi khusus tempat sertifikat yang memenuhi syarat disimpan,
  • pembaca kartu yang terhubung ke komputer,
  • perangkat lunak.

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat memungkinkan khususnya:

  • menandatangani dan menyerahkan deklarasi dalam sistem Płatnik;
  • otentikasi pada halaman profil Platform Layanan Elektronik ZUS (PUE ZUS);
  • penyerahan deklarasi pajak secara elektronik ke kantor pajak;
  • menandatangani dan menyampaikan laporan keuangan yang dikirimkan ke Daftar Peradilan Nasional;
  • memberikan data kepada fiskus berupa Uniform Control File (JPK);
  • konfirmasi identitas dalam kontak dengan kantor dan dalam komunikasi antara karyawan unit dalam administrasi publik;
  • menandatangani dan mengunduh file karyawan tentang karyawan dan kontraktor.

Apakah surat keterangan kerja dapat diterbitkan dalam bentuk elektronik?

Menurut Seni. 781 2 KUHPerdata, pernyataan elektronik sama dengan pernyataan tertulis tentang kehendak. Oleh karena itu, karena surat keterangan kerja - sesuai dengan ketentuan Kode Perburuhan dan Peraturan tentang surat keterangan kerja - dibuat secara tertulis, maka dapat juga dibuat dalam bentuk elektronik (setara dengan bentuk tertulis).

Bentuk dokumenter yang disebutkan di atas, sebagaimana dimaksud dalam Seni. 772 KUHPerdata, belum disamakan dengan bentuk tertulis atau elektronik. Oleh karena itu, penerbitan sertifikat kerja dalam bentuk dokumen tidak diperbolehkan secara hukum (mengakibatkan sertifikat kerja cacat).

Diharapkan penggunaan formulir elektronik saat menerbitkan surat keterangan kerja dan dokumen lain yang terkait dengan ketenagakerjaan akan menjadi semakin umum.