Rapat karyawan - apa yang harus dilakukan agar benar-benar efektif?

Bisnis Layanan

Rapat karyawan sering kali ternyata sama sekali tidak efektif. Akibatnya, karyawan menjadi putus asa oleh mereka dan tidak percaya sebaliknya. Namun hal ini merugikan perusahaan, karena membahas masalah bersama, membahas solusi atau sekedar berbagi informasi ternyata sangat penting. Banyak tergantung pada orang yang melakukan pertemuan karyawan tersebut. Apa yang harus dia lakukan untuk membuatnya efektif? Kami akan mencoba menjawab pertanyaan ini di artikel ini.

Rapat karyawan harus diselenggarakan

"Rapat dalam 30 menit, kehadiran semua orang adalah wajib" - kalimat seperti itu dari mulut seorang supervisor mungkin membuat perusahaan merasa sedikit takut. Semua orang akan bertanya-tanya apa yang terjadi dan memprediksi bahwa itu pasti sesuatu yang buruk. Bagaimanapun, semua orang harus datang sesegera mungkin - perusahaan pasti akan bangkrut! Atau mungkin mereka memecat semua orang? Tapi untuk apa?! Ada banyak keraguan dan stres. Pada akhirnya, ternyata perusahaan memenangkan penghargaan, misalnya, dan supervisor hanya ingin mengucapkan terima kasih atas kerja samanya.

Itulah mengapa organisasi yang tepat dari pertemuan karyawan sangat penting. Mereka harus diberitahu sebelumnya bahwa pertemuan akan diadakan pada hari tertentu. Perlu juga disebutkan mengapa itu diadakan dan tentang apa itu. Ini bukan tentang akurasi yang berlebihan, tetapi setidaknya tingkat informasi yang akan memungkinkan karyawan untuk bersiap dan, yang paling penting, tidak perlu terlalu stres tentang pertemuan misterius.

Kita juga harus ingat untuk memesan ruangan yang cukup besar (tentu saja tidak terlalu ramai atau terlalu banyak ruang yang menguntungkan), dan menyiapkan semua alat yang diperlukan sehingga tidak ada yang harus berjalan di sekitar perusahaan dan mencari proyektor. Berkat ini, kami akan menghemat waktu dan kami akan dapat sepenuhnya fokus pada jalannya pertemuan.

Sebaiknya beri tahu karyawan jika kita hanya ingin memberi tahu mereka tentang sesuatu, memberikan informasi penting, atau apakah kita perlu bertukar pikiran dan mendiskusikan masalah tersebut bersama-sama. Berkat ini, mereka akan mempersiapkan diri dengan lebih baik dan rapat karyawan akan sangat efektif. Jika kita bertanya kepada seseorang dalam perjalanan untuk menyampaikan pandangan mereka, mereka mungkin akan stres, terjebak dan tidak mengatakan apa-apa yang dapat menambah nilai diskusi.

Karyawan di rapat

Perlu juga dipertimbangkan dengan cermat siapa yang harus diundang ke pertemuan itu. Terkadang seluruh departemen tidak diperlukan sama sekali dan kebanyakan orang hanya membuang waktu yang bisa mereka habiskan untuk melakukan pekerjaan mereka. Kami juga dapat mengundang tipe kepribadian tertentu ke pertemuan - kami biasanya mengenal karyawan kami dengan baik dan tahu siapa yang dapat menangani diskusi dengan sempurna dan tidak memiliki masalah dengan itu. Mencocokkan peserta sangat penting.

Jadi sebelum kami mengirimi Anda informasi tentang pertemuan itu, mari pikirkan siapa yang sebenarnya harus hadir untuk menghindari situasi di mana separuh orang hanya duduk dan tidak melakukan apa-apa.

Waktu pertemuan

Jelas bahwa setiap orang memiliki tugas mereka sendiri untuk dipenuhi dan meskipun rapat karyawan tidak diragukan lagi salah satunya, perlu diingat betapa pentingnya setiap momen yang dikhususkan untuk tugas individu. Jadi mari kita coba memperkirakan waktu rapat, sehingga karyawan dapat mengatur hari kerja mereka sebelumnya.
Penting!
Mari kita tidak terlambat untuk pertemuan karyawan yang ditunjuk! Sangat penting untuk tepat waktu. Karyawan ingin waktu mereka dihargai. Jika sesuatu yang benar-benar tidak terduga terjadi pada kami, beri tahu kami sesegera mungkin.

Pergantian atau pendelegasian

Kebetulan atasan atau manajer tidak dapat memimpin rapat, oleh karena itu ia menunjuk orang yang akan melakukannya untuknya. Tentu saja, tidak ada yang salah dengan itu, tetapi ada baiknya mempertimbangkan dengan cermat pilihan orang yang didelegasikan. Itu harus cenderung dan mampu mendorong diskusi. Jika orang yang ditunjuk baru saja muncul di pertemuan, mengatakan apa yang telah mereka persiapkan dan bertanya jika ada pertanyaan tanpa berusaha melakukan apa pun, jika tidak, semua orang akan kehilangan waktu.

Siap untuk apa saja

Sesuatu yang sama sekali tidak terduga dapat terjadi selama rapat - misalnya, mungkin ada konflik antara karyawan. Kita perlu tahu apa yang harus dilakukan untuk mengurangi ketegangan, bagaimana memecahkan masalah seperti itu, dan langkah apa yang harus diambil. Kita juga perlu mencegah siapa pun mencoba bergosip tentang ketidakhadiran selama rapat. Memiliki kendali atas kelompok karyawan dan mampu mengatur mereka sangat penting.

Rapat karyawan rahasia

Jika kita memutuskan untuk bertemu hanya sebagian dari departemen, yang lain tidak selalu menghela nafas lega. Mereka mungkin takut kehilangan sesuatu yang sangat penting, mereka tidak mengetahui hal-hal penting, yang dapat membangkitkan rasa takut dalam diri mereka, misalnya, dipecat. Jadi mari kita coba mengambil langkah untuk meyakinkan pekerja lainnya.

Pertama-tama, jangan ciptakan suasana kerahasiaan, ketegangan, dan biarkan karyawan lain merasa dikucilkan. Katakanlah pertemuan itu tentang apa dan tunjuk orang yang harus hadir, jangan bawa mereka keluar ruangan dan jelaskan apa yang akan kita bicarakan di balik pintu tertutup. Ini akan memperkenalkan suasana kerahasiaan dan tekanan yang tidak perlu yang tidak dibutuhkan siapa pun.

Penting juga untuk meyakinkan karyawan bahwa mereka dapat berbicara dengan orang lain tentang jalannya rapat. Rekan kerja dapat benar-benar khawatir ketika mereka yang hadir akan bertindak seolah-olah mereka tidak ditemukan di mana pun setelah mereka kembali dari rapat.