Penyimpanan dokumen dalam file pribadi karyawan

Melayani

Banyak orang yang berurusan dengan masalah SDM memiliki dilema seperti apa seharusnya penyimpanan dokumen dalam file pribadi. Dokumen mana yang harus disimpan dalam arsip dan mana yang tidak. Anda akan menemukan jawaban untuk pertanyaan ini di artikel ini.

Penyimpanan dokumen dalam file pribadi - dasar hukum

Candaan. 94 butir 9a Kode Ketenagakerjaan menunjukkan bahwa pengusaha wajib menyimpan dokumentasi dalam hal-hal yang berkaitan dengan hubungan kerja dan menyimpan arsip pribadi karyawan. Apa yang harus dimasukkan dalam arsip pribadi ditentukan oleh Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Kebijakan Sosial tanggal 28 Mei 1996 tentang ruang lingkup penyimpanan dokumentasi oleh pengusaha dalam hal-hal yang berkaitan dengan hubungan kerja dan cara menyimpan arsip pribadi karyawan. Peraturan tersebut membedakan tiga bagian, yang harus terdiri dari file: bagian A, B dan C.

Bagian A berisi dokumen yang dikumpulkan saat melamar pekerjaan, bagian B - dokumen yang dikumpulkan selama masa kerja, dan bagian C - dokumen sehubungan dengan pemutusan hubungan kerja. Harus ditekankan di sini bahwa dalam dua kasus terakhir pembuat undang-undang menggunakan istilah "dalam" yang berarti bahwa majikan dapat menempatkan dokumen selain yang ditentukan dalam undang-undang.

Dalam hal demikian, di mana sebaiknya disimpan dokumen-dokumen yang tidak disebutkan dalam undang-undang, tetapi biasa digunakan dalam sirkulasi personel? Ini termasuk:

Tinggalkan permintaan

Pembuat undang-undang tidak melarang penyimpanan dokumen-dokumen yang disebutkan dalam pertanyaan dalam set yang dibahas, tetapi ketentuan peraturan berpendapat untuk mengecualikannya dari dokumentasi arsip pribadi. Permohonan cuti tahunan dalam bentuk kertas atau elektronik adalah dokumen di bidang waktu kerja, yang digunakan berdasarkan peraturan atau instruksi internal. Catatan waktu kerja, yang termasuk cuti tahunan, adalah dokumen yang mutlak diperlukan, namun, tidak ditentukan sebagai wajib disimpan di bagian B dari arsip pribadi - oleh karena itu, bahkan lebih sulit untuk mengenali bahwa aplikasi untuk cuti tahunan harus disimpan di dalamnya. Konfirmasi tambahan yang mendukung tidak menyimpan aplikasi untuk cuti tahunan dalam file adalah jumlah mereka yang relatif besar. Menyimpan dokumen dalam arsip pribadi di atas daun akan mempersulit penggunaannya. Adalah umum untuk menyimpan permintaan cuti untuk timesheets, yang tampaknya masuk akal dan praktis.

Sertifikat medis

Dengan dokumen ZUS ZLA, yaitu dengan surat keterangan dokter, hal yang sama terjadi pada permohonan cuti - dengan perbedaan bahwa selama masih dalam bentuk kertas, dokumen ini setelah dicatat dalam catatan waktu kerja, harus disimpan dengan dokumentasi penggajian.

PIT-2

Dokumen ini tidak ditentukan dalam peraturan yang bersangkutan sebagai dokumen yang harus disimpan dalam arsip pribadi. Namun, itu sangat diperlukan dan mutlak harus diserahkan selama masa kerja (setelah berakhirnya kontrak). Karyawan wajib menyerahkan dokumen semacam itu, yang dihasilkan dari Art. 32 detik 3 UU tentang Pdof. Majikan dapat menyimpan pernyataan semacam itu di luar arsip karyawan, namun, untuk alasan praktis, lebih mudah untuk memasukkan dokumen tersebut ke dalam arsip pribadi.

Penerapan peningkatan biaya yang dapat dikurangkan dari pajak

Saat menghitung uang muka untuk pfof, tempat kerja menerapkan peningkatan biaya pengurangan pajak jika karyawan menyerahkan pernyataan bahwa tempat tinggal permanen atau sementaranya terletak di luar kota tempat tempat kerja berada. Hal ini disebabkan Pasal 32 detik 5 sehubungan dengan Seni. 22 detik 2 poin 3 UU Pdof. Dalam situasi ini, dokumen ini dapat dimasukkan dalam bagian B dari file pribadi. Peraturan tentang penyimpanan arsip pribadi tidak menyebutkan pernyataan ini, tetapi doktrin masalah yang dibahas didominasi oleh pandangan bahwa deklarasi yang disebut pajak (PIT-2 dan penerapan peningkatan biaya) juga dapat disimpan dalam satu set dokumen terpisah untuk tujuan ini.