Perlindungan data kandidat selama proses rekrutmen

Melayani

Perlu diingat bahwa pada 25 Mei 2018, Peraturan (UE) 2016/679 Parlemen Eropa dan Dewan 27 April 2016 tentang perlindungan individu sehubungan dengan pemrosesan data pribadi dan pergerakan bebas data tersebut mulai berlaku. Rancangan undang-undang Polandia tentang perlindungan data pribadi diadopsi di Sejm dan pekerjaan masih berlangsung pada amandemen dan pengenalan ketentuan yang harus sesuai dengan peraturan di atas. Apa perlindungan data kandidat selama rekrutmen? Memeriksa!

Data pribadi yang dapat diperoleh dari calon karyawan sesuai dengan amandemen Kode Tenaga Kerja

Pertama-tama, perlu memperhatikan perubahan tentang Seni. 221 dan mengikuti Kode Ketenagakerjaan, yang memungkinkan untuk meminta berbagai informasi dari seorang karyawan yang berpartisipasi dalam proses rekrutmen. Perlu disebutkan bahwa perlindungan data kandidat sebagai akibat dari perubahan peraturan pribadi menetapkan bahwa majikan, pada tahap merekrut orang untuk bekerja, tidak dapat meminta informasi tentang nama orang tua atau alamat tempat tinggal. Adalah penting bahwa sebagai imbalan atas informasi ini, majikan dapat mewajibkan orang tersebut untuk memberikan alamat korespondensi dan alamat e-mail atau nomor telepon. Namun, perlu diingat bahwa dalam kasus mempekerjakan seorang karyawan, permintaan untuk memberikan alamat tempat tinggal akan dibenarkan. Perlu dicatat bahwa data di atas hanya dapat diproses dengan persetujuan karyawan dalam pernyataan yang relevan. Data pribadi karyawan yang diproses harus secara eksklusif terkait dengan kinerja hubungan kerja. Dalam hal memperoleh data lain yang tidak disebutkan dalam ketentuan di atas, pemberi kerja harus mendapatkan persetujuan dari karyawan untuk memproses data ini. Perlu diingat bahwa perlindungan data kandidat sangat penting dalam proses rekrutmen.

Perlindungan data kandidat selama rekrutmen

Sesuai dengan Seni. 9 Peraturan di atas, dilarang untuk memproses data pribadi yang mengungkapkan asal ras atau etnis, pendapat politik, keyakinan agama atau filosofis, keanggotaan serikat pekerja dan pemrosesan data genetik, data biometrik untuk mengidentifikasi secara unik orang atau data tentang kesehatan, seksualitas atau orientasi seksual orang tersebut. Oleh karena itu, isu penting dalam proses rekrutmen adalah terbatasnya kemungkinan memperoleh data biometrik. Dengan tidak adanya peraturan lain dalam hal ini dalam undang-undang Polandia, pemberi kerja harus mendapatkan persetujuan yang sesuai saat memperoleh foto kandidat untuk CV mereka. Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan apakah akan menyertakan kewajiban mengirimkan CV dengan foto dalam iklan lowongan kerja, karena pemberi kerja tidak dapat memaksa kandidat untuk melakukannya. Kurangnya foto seharusnya tidak berdampak negatif pada pemilihan kandidat untuk pekerjaan itu.

Selain itu, perlu ditambahkan bahwa perlindungan data kandidat juga berlaku untuk masalah yang berkaitan dengan kesehatan (pengecualian adalah sertifikat kemampuan untuk bekerja), kecanduan atau orientasi seksual. Perlu dicatat bahwa mengumpulkan informasi tentang catatan kriminal seorang kandidat tidak selalu tepat. Satu-satunya pengecualian adalah majikan yang berdasarkan ketentuan khusus wajib mempekerjakan karyawan dengan sertifikat perilaku yang baik.

Memperoleh persetujuan untuk pemrosesan data pribadi dalam proses rekrutmen

Perlu ditekankan bahwa CV kandidat pekerjaan harus menyertakan klausul mengenai persetujuan pemrosesan data pribadi oleh calon pemberi kerja, untuk tujuan pemrosesan data ini untuk posisi pekerjaan tertentu. Jika pemberi kerja merekrut untuk posisi lain di perusahaannya, ia harus mendapatkan persetujuan dari kandidat untuk pemrosesan data pribadi sesuai dengan kebutuhan rekrutmen.

Perlindungan data kandidat juga terjadi setelah rekrutmen selesai, maka perlu diingat bahwa pemberi kerja tidak boleh menyimpan data kandidat dan oleh karena itu wajib menghapusnya. Jika Anda memperoleh pernyataan yang relevan dari pelamar kerja tentang pemrosesan data pribadi untuk tujuan rekrutmen di masa mendatang, penyimpanan data ini diperbolehkan, tetapi hanya untuk waktu yang diperlukan untuk proses rekrutmen yang dilakukan. Dokumen perekrutan harus diamankan dengan baik oleh pemberi kerja, disimpan dengan benar dan dengan akses terbatas kepada mereka oleh pihak ketiga. Di sisi lain, karyawan perusahaan yang akan berpartisipasi dalam proses rekrutmen harus memiliki otorisasi yang sesuai untuk memproses data pribadi.

Sesuai dengan pedoman yang ditetapkan dalam pengantar Regulasi (EU) 2016/679 Parlemen Eropa dan Dewan 27 April 2016 tentang perlindungan individu sehubungan dengan pemrosesan data pribadi dan pergerakan bebas data pribadi tersebut. data dalam hukum Negara Anggota atau dalam perjanjian bersama , termasuk perjanjian perusahaan dengan perwakilan karyawan, mungkin ada ketentuan khusus tentang pemrosesan data pribadi karyawan sehubungan dengan pekerjaan, khususnya kondisi di mana data pribadi sehubungan dengan pekerjaan dapat diproses dengan persetujuan karyawan untuk tujuan prosedur perekrutan, pelaksanaan kontrak kerja, termasuk pelaksanaan kewajiban yang ditentukan dalam peraturan atau perjanjian bersama, manajemen, perencanaan dan organisasi kerja, kesetaraan dan keragaman di tempat kerja, kesehatan dan keselamatan di tempat kerja dan untuk tujuan pelaksanaan hak dan manfaat individu atau kolektif yang terkait dengan pekerjaan, dan untuk tujuan pemutusan hubungan kerja. Mengingat hal di atas, Negara-negara Anggota Uni Eropa dapat memperkenalkan ketentuan terpisah mengenai persetujuan pemrosesan data pribadi untuk kandidat dalam proses rekrutmen. Dalam kasus perusahaan multinasional yang mempekerjakan karyawan dari negara yang berbeda, ketentuan mengenai persetujuan untuk pemrosesan data pribadi mungkin berbeda.

Persetujuan untuk pemrosesan data pribadi dapat dinyatakan dalam pernyataan dalam bentuk kertas atau elektronik. Perlu dicatat, bagaimanapun, bahwa kurangnya persetujuan untuk pemrosesan data mungkin bukan merupakan dasar untuk perlakuan negatif terhadap pelamar pekerjaan, khususnya, mungkin bukan merupakan alasan penolakan pekerjaan.

Mulai masa percobaan 30 hari gratis tanpa pamrih!

Informasi apa yang harus dimasukkan dalam klausul informasi tentang pemrosesan data pribadi?

Pengusaha yang melakukan proses rekrutmen wajib memberikan berbagai informasi kepada pelamar kerja sesuai dengan ketentuan peraturan. Penting bagi pemberi kerja untuk menyiapkan persetujuan yang sesuai untuk pemrosesan data pribadi beserta dasar hukumnya, juga sesuai dengan ketentuan Kode Perburuhan. Kandidat pekerjaan harus diberi tahu tentang ruang lingkup pemrosesan data pribadi, persetujuan sukarela mereka, ketidakmampuan untuk memproses data sensitif atau data biometrik tertentu. Sesuai dengan Seni.12 Regulasi, pengontrol harus mengambil tindakan yang tepat untuk menyediakan subjek data dengan semua informasi yang dirujuk dalam Art. 13 dan 14 dan melakukan komunikasi apa pun dengannya sesuai dengan Art. 15-22 dan 34 tentang pemrosesan informasi. Informasi harus diberikan secara tertulis atau sebaliknya, termasuk, jika sesuai, melalui sarana elektronik. Jika subjek data meminta, informasi tersebut dapat diberikan secara lisan, asalkan identitas subjek data dikonfirmasi dengan cara lain.

Dalam hal pemeriksaan, pemberi kerja wajib menunjukkan bahwa perlindungan data calon dilakukan dengan kewajiban informasi sesuai dengan ketentuan Peraturan dan Kode Ketenagakerjaan terhadap calon tenaga kerja.

Pengusaha yang memulai proses rekrutmen harus memastikan kata-kata yang tepat dari klausul informasi mengenai pengumpulan data pribadi kandidat. Perlindungan data kandidat dalam isi klausul di atas harus menunjukkan:

  • informasi tentang pengontrol data, yaitu nama dan nama keluarga, tempat duduk, alamat email, dan nomor telepon yang dapat dihubungi;

  • informasi tentang Data Protection Officer, yaitu nama dan nama keluarga, tempat duduk, alamat email, dan nomor telepon yang dapat dihubungi;

  • untuk tujuan apa data pribadi akan diproses;

  • dasar hukum, mis. 221 dari Kode Perburuhan sehubungan dengan candaan. 6 detik 1 menyala. c.peraturan 27 April 2016 tentang perlindungan individu sehubungan dengan pemrosesan data pribadi dan tentang pergerakan bebas data tersebut, dan pencabutan Directive 95/46/EC;

  • sejauh mana data pribadi akan diproses;

  • informasi tentang hak untuk menarik persetujuan setiap saat tanpa mempengaruhi keabsahan pemrosesan berdasarkan persetujuan sebelum penarikannya;

  • metode penarikan persetujuan untuk pemrosesan data pribadi;

  • informasi tentang persetujuan sukarela untuk pemrosesan data pribadi;

  • indikasi periode pemrosesan data;

  • informasi tentang akses orang lain ke data;

  • informasi tentang hak untuk meminta administrator mengakses data pribadi Anda, kemungkinan pembetulan, penghapusan atau pembatasan pemrosesan, serta hak untuk menolak dan hak untuk mentransfer data.

Sebagai kesimpulan, perlu diingat tentang katalog yang harus berisi informasi tentang perlindungan data kandidat, yang dapat diperoleh pemberi kerja. Secara khusus, ini adalah: nama dan nama keluarga, tanggal lahir, alamat korespondensi, alamat email, nomor telepon, pendidikan, informasi tentang pekerjaan sebelumnya. Sedangkan bagi pekerja, untuk mengolah datanya, pemberi kerja dapat memperoleh informasi seperti: alamat tempat tinggal, nomor PESEL atau jenis dan nomor KTP, data anak atau anggota keluarga lainnya, jika diperlukan untuk memperoleh informasi lain. hak karyawan.

Perlindungan data kandidat juga melarang memperoleh referensi atau pendapat tentang karyawan berdasarkan wawancara dengan mantan majikan tidak dapat diterima karena pengungkapan data tersebut secara tidak sah. Selain itu, tidak dapat diterima untuk mengirim dokumen rekrutmen antar perusahaan dalam grup modal tanpa pernyataan terperinci mengenai pemrosesan data pribadi.

Sesuai dengan ketentuan GDPR, pemberi kerja yang menggunakan perusahaan rekrutmen eksternal atau portal web yang memfasilitasi melamar pekerjaan harus memiliki kontrak yang sesuai untuk mempercayakan pemrosesan data pribadi. Data yang diperoleh dengan cara ini harus dihapus setelah proses rekrutmen selesai, kecuali jika diberikan kepada pemberi kerja yang memutuskan untuk mempekerjakan karyawan baru.