Fasilitasi - kerja tim dalam menciptakan solusi baru

Bisnis Layanan

Kolaborasi atau kerja kelompok adalah kata-kata yang sering diucapkan oleh sebagian besar karyawan dan pengusaha perusahaan. Keduanya ingin pengerjaan proyek tim berlangsung dalam suasana yang kreatif dan bersahabat, sehingga efeknya memuaskan kedua belah pihak. Pada artikel ini, kami akan mempresentasikan apa itu fasilitasi dan bagaimana penggunaannya dalam kerja kelompok.

Fasilitasi - apa itu?

Fasilitasi adalah menjalankan proses kerja tim secara efektif. Tujuannya adalah untuk menggunakan potensi setiap orang dalam kelompok. Seseorang yang netral, yang disebut fasilitator, berpartisipasi dalam proses fasilitasi di luar kelompok proyek. Dia bertanggung jawab untuk memoderasi pertemuan, meningkatkan efisiensi kerja tim, dan pada saat masalah dan hambatan muncul, dia mendukung tim dalam mengembangkan solusi mereka sendiri.
Fasilitator bukanlah orang yang memberikan solusi siap pakai kepada kelompok. Itu hanya mendukungnya dalam menciptakan solusi sendiri.

Jalannya kerja dalam kelompok

Dalam proses kerjasama, kelompok mendefinisikan masalah, memilih alat dan metode yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. Fasilitator memantau kerja tim, menunjukkan tingkat kewaspadaan yang tinggi, dan jika perlu, meredakan konflik yang timbul dalam kelompok, misalnya karena perbedaan pandangan.

Bagaimana aturan kerja kelompok?

Setiap peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk mengomentari topik tertentu dan hak yang sama untuk bertindak. Adalah penting bahwa setiap orang terbuka terhadap argumen dan ide orang lain. Setiap orang harus menghormati pendapat rekan kerja yang berbeda. Heterogenitas ide ini dapat mengarahkan kelompok untuk menghasilkan solusi yang lebih menarik daripada dalam situasi di mana setiap ide akan serupa.

Tujuan utama dari fasilitasi kelompok

Pertama-tama, tujuan fasilitasi adalah untuk mendukung tim dalam menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mereka ajukan kepada diri mereka sendiri. Adalah penting bahwa kerja kelompok pada isu tertentu sangat efisien dan membawa hasil yang diharapkan, yaitu bahwa kelompok mencapai tujuannya.

Fasilitasi - keuntungan

Daftar manfaat menggunakan proses fasilitasi:

  • mengembangkan solusi yang berharga untuk masalah yang kompleks

  • menggunakan pengetahuan dan pengalaman setiap anggota tim

  • pemikiran kreatif kelompok

  • pertemuan terstruktur

  • metode baru dan unik untuk keluar dari situasi sulit

  • ikatan dalam satu kelompok

  • definisi yang jelas tentang tujuan dan area proyek

  • keterlibatan semua peserta (sikap proaktif)

  • pemahaman terhadap ide-ide orang lain

  • mencari solusi yang tidak rumit untuk masalah yang rumit

  • manajemen proyek tingkat tinggi.

Fasilitasi - kerugian

Kemungkinan kerugian dari fasilitasi:

  • itu adalah proses yang memakan waktu

  • masalah mungkin muncul ketika sekelompok orang yang bekerja sama tidak memiliki pengetahuan yang cukup untuk dapat memecahkan masalah (tugasnya terlalu tinggi untuk mereka)

  • pekerjaan fasilitator eksternal melibatkan biaya tambahan untuk organisasi

  • pekerjaan fasilitator internal mungkin terbukti tidak efektif karena rendahnya tingkat netralitas di pihaknya

  • Jika, selama tahap persiapan, fasilitator tidak berhati-hati untuk menjelaskan ambiguitas kepada kelompok dan menguraikan tujuan kegiatan, itu mungkin memiliki konsekuensi negatif yang mengakibatkan peserta tidak terlibat dalam pekerjaan.

  • ketika klien dan kelompok yang bekerja dengan fasilitator tidak percaya satu sama lain, efek dari kerja sama mereka tidak akan memuaskan salah satu pihak

  • jika fasilitator salah melakukan proses fasilitasi, mungkin muncul dalam kelompok: efek dari tanggung jawab yang tersebar, kurangnya komitmen dari pihak peserta, penarikan, mengejek ide orang lain atau menghilangkan beberapa orang.

Kapan layak menggunakan proses fasilitasi?

Fasilitasi digunakan sebagai bentuk dukungan terhadap kerja tim. Sebaiknya diterapkan ketika kelompok memiliki masalah untuk dipecahkan, karena berkat proses fasilitasi, pertama-tama kami akan mendefinisikannya bersama, dan kemudian kami akan beralih ke menciptakan cara untuk menyelesaikannya. Biasanya tidak ada resep untuk masalah tersebut. Dengan menggunakan pengetahuan, keterampilan, dan komitmen setiap orang, kami dapat mengatasi pencarian solusi dengan lebih baik. Dalam situasi di mana kita membuat rencana kegiatan baru, membangun strategi aksi atau merencanakan perubahan, fasilitasi berguna. Ini juga dapat digunakan ketika kita membuat produk atau layanan baru di perusahaan. Area di mana fasilitasi sering digunakan adalah industri TI. Saat bekerja dalam metodologi scrum, fasilitator, yaitu dalam hal ini master scrum, mengoordinasikan pertemuan karyawan dan melibatkan mereka dalam pekerjaan lebih lanjut.

Perlu memperhatikan dampak positif yang sangat tinggi dari fasilitasi terhadap pencapaian tujuan oleh tim. Dengan menerima fasilitasi di perusahaan kami, kami akan memberikan kesempatan kepada karyawan kami untuk berpartisipasi aktif dalam proses yang terkait dengan penciptaan produk baru dan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan bersama. Namun, Anda harus menyadari kelemahan yang dimiliki fasilitasi. Sebagian besar dari mereka dapat dieliminasi berkat persiapan lokakarya yang matang, pemilihan orang yang tepat dan kompeten untuk peran fasilitator dan penyelenggaraan sesi lokakarya yang difasilitasi sesuai dengan aturan yang berlaku.