Kantor akuntansi online - hemat waktu dan uang

Kantor Akuntansi

Ketika memutuskan untuk memulai bisnisnya sendiri, seorang wirausahawan masa depan memiliki ide untuk bisnis dan implementasinya di kepalanya. Dan di sini, pada awalnya, semua antusiasme itu agak ditutupi dengan berbagai masalah yang dihasilkan dari pilihan yang sulit seperti: Apa bentuk perpajakan yang harus dipilih? Haruskah saya mendaftar untuk PPN? Di mana mendapatkan program faktur? Di mana menjalankan manajemen gudang? Kantor akuntansi online hadir dengan uluran tangan.

Apa itu kantor akuntansi online?

Kantor akuntansi online bukan hanya layanan akuntansi berkualitas tinggi yang terdiri dari pemberian saran tentang bentuk perpajakan yang tepat dan persiapan pengembalian pajak yang benar. Ini juga merupakan otomatisasi proses yang memungkinkan Anda menghemat banyak waktu, yang juga diterjemahkan menjadi uang. Kerja sama penuh dengan kantor semacam itu dioptimalkan untuk kontak telepon atau email dan pengiriman dokumen secara online. Kenyamanan pengusaha diperhitungkan di sini.

Bagaimana cara kerja kantor akuntansi online?

Pertama-tama, kantor akuntansi online mengkhususkan diri dalam layanan pelanggan jarak jauh. Penandatanganan kontrak berlangsung tanpa perlu datang ke kantor. Dia telah menguasai kontak dengan klien dan penerimaan dokumen akuntansi. Masih terjadi bahwa pelanggan mengirim dokumen kertas melalui kurir atau pos, tetapi lebih dan lebih sering dikirim secara elektronik. Saat ini pengusaha menerima banyak dokumen dalam bentuk e-faktur. Dalam hal ini, pencetakan mereka hanya boros, dan dokumen dapat diserahkan kepada akuntan, misalnya dengan melampirkannya ke Dropbox / Google Drive yang terintegrasi dengan sistem akuntansi.

Bagaimana tampilan postingannya:

  • akuntan memilih semua faktur biaya sebulan sekali dan mengirimkannya untuk diproses oleh OCR,
  • memeriksa kebenaran pemilihan skema akuntansi yang dimuat oleh data OCR.

Operasi di atas bisa lebih mudah jika klien mengunggah faktur langsung di panelnya. Kemudian OCR memprosesnya secara berkelanjutan dan akuntan dapat memverifikasinya kapan saja. Tentu saja, cara paling optimal adalah memeriksa semua dokumen sekaligus setelah akhir bulan.

Dengan demikian, pengusaha memperoleh seluruh arsip kegiatannya dalam bentuk elektronik. Setiap saat, ia dapat mengakses faktur yang dipindai untuk pembelian peralatan atau perbaikan mobil. Dia tidak harus memanggil seorang akuntan dan menunggu informasi penting saat ini untuk diperiksa.

Kerjasama dengan kantor akuntansi online menitikberatkan pada kenyamanan pengusaha. Dia dapat mengambil foto faktur biaya dengan ponsel cerdasnya kapan saja dan meletakkannya di disk yang dibagikan dengan akuntan.

Jumlah Pajak dan Jaminan Sosial tersedia online

Kantor akuntansi online dapat memberikan informasi tentang jumlah kontribusi ZUS dan pajak melalui email atau SMS, dan ini adalah aktivitas standar. Tetapi klien juga memiliki opsi untuk secara mandiri melihat hasil perhitungan dalam sistem akuntansi, dan bahkan memesan pembayaran kewajiban ke bank langsung darinya, menggunakan opsi pembayaran cepat.

Data keuangan perusahaan selalu tersedia

Pelanggan kantor akuntansi online, jika perlu, tidak perlu menunggu penyediaan analisis, seperti laporan pendapatan dan biaya, yang diperlukan, misalnya, untuk menerima tawaran leasing. Setiap saat, dia dapat masuk ke akunnya di sistem akuntansi dan mengunduh data keuangan yang dia butuhkan.

Apa yang diterima pengusaha bekerja sama dengan kantor akuntansi online?

Kantor akuntansi online tidak hanya menawarkan layanan akuntansi, tetapi juga akses ke alat bisnis tingkat lanjut. Sebagai bagian dari kerjasama dengan kantor tersebut, pengusaha dapat memperoleh, antara lain:

Program faktur online

Sistem faktur memiliki:

  • semua jenis faktur yang terjadi dalam perdagangan dalam negeri, termasuk faktur terstruktur

  • integrasi dengan PEF (platform faktur elektronik)

  • integrasi dengan printer fiskal

  • mengunduh data kontraktor dari BPS

  • memeriksa pembayar PPN yang aktif

  • memeriksa pendaftaran PPN-UE di database VIES

  • integrasi dengan intelijen bisnis dan pertukaran utang

  • tampilan faktur yang dipersonalisasi

  • mengirim faktur melalui email

  • pemrograman faktur otomatis

modul CRM

Sistem dengan CRM mencakup fungsi-fungsi seperti:

  • manajemen kontak

  • riwayat pembelian dan faktur penjualan yang terkait dengan kontraktor tertentu

  • membuat tugas

  • manajemen alur kerja perusahaan

  • jadwal yang luas

  • aktivitas berulang, termasuk penagihan berulang

  • menghasilkan buku surat pos

  • menghasilkan permintaan pembayaran

Perangkat lunak pergudangan

Sistem manajemen gudang meliputi:

  • gudang untuk pembayar PPN aktif dan dibebaskan
  • dokumen gudang PW, RW, PZ, WZ dan MM
  • integrasi bilateral dengan Allegro
  • dijual di bawah PPN OSS
  • membuat banyak gudang
  • unit pengukuran sesuai dengan standar EU Open Peppol
  • pendistribusian produk menggunakan metode FIFO (melacak kronologi rilis) dan FEFO (yang pertama habis, yang pertama habis)
  • opsi untuk menentukan ambang batas inventaris
  • perakitan dan pembongkaran produk
  • reservasi
  • pesanan ke pemasok
  • kelompok harga
  • integrasi dengan pembaca barcode

Pilih kantor akuntansi online terbaik

Alat penting lainnya

Alat penting yang meningkatkan menjalankan bisnis Anda sendiri meliputi:

  • memantau status piutang dan kewajiban - sistem memiliki fungsi memeriksa status penyelesaian, dengan kemungkinan mengirim pengingat tentang faktur yang belum dibayar. Berkat ini, pengusaha mengendalikan keuangan perusahaannya;

  • modul penagihan hutang - jika terjadi keterlambatan serius dalam pembayaran faktur penjualan, pengusaha dapat menggunakan sejumlah alat pemulihan hutang lunak, seperti mengirim permintaan pembayaran, permintaan pembayaran dengan bunga, permintaan akhir pembayaran atau catatan bunga;

  • pembayaran cepat - dengan memasukkan pengeluaran ke dalam sistem secara berkelanjutan, pengusaha dapat melakukan pembayaran atas dasar ini menggunakan opsi pembayaran melalui Blue Media. Anda dapat melampirkan tautan ke pembayaran cepat ke faktur penjualan yang dikirim ke kontraktor, berkat itu akan memudahkan pembeli untuk membayar dan mempercepat penerimaan dana di akun;

  • integrasi dengan platform toko online - berkat integrasi, Anda dapat mengotomatiskan proses penerbitan dokumen penjualan setelah mencatat pesanan dari pelanggan toko atau melalui Allegro;

  • modul kas - memungkinkan penerbitan dokumen dan aplikasi KP dan KW untuk pembayaran di muka, serta pembuatan laporan kas harian dan bulanan;

  • modul bank - memungkinkan Anda untuk mengimpor laporan bank untuk penyelesaian cepat pendapatan dan pengeluaran
  • jarak tempuh - jika pengusaha menggunakan mobil pribadi untuk tujuan bisnis atau diharuskan menyimpan jarak tempuh PPN (jika ia ingin menggunakan pengurangan PPN 100%), ia dapat menyimpan catatan rute yang dilalui dalam sistem. Fasilitasi adalah kemampuan untuk menentukan rute (deskripsi beserta jumlah kilometer), yang disimpan dalam database. Oleh karena itu, ketika mengalahkan rute tetap, Anda tidak perlu mengisi data terperinci setiap kali, dan Anda hanya perlu memilih rute yang siap atau menggandakan seluruh entri dengan satu klik;

  • analisis - pengusaha memiliki sejumlah analisis yang tersedia, termasuk yang berkaitan dengan tingkat penjualan dan pembelian dalam periode tertentu, likuiditas keuangan, atau stok barang dalam persediaan.

Kantor akuntansi online di cloud

Kantor akuntansi online menggunakan perangkat lunak di cloud dalam model Perangkat Lunak sebagai Layanan (disingkat SaaS). Ini melibatkan pembelian oleh kantor langganan sementara ke sistem yang memungkinkan pemrosesan data di cloud.

Keuntungan dari solusi semacam itu dibandingkan perangkat lunak desktop terutama adalah akses dari perangkat apa pun dengan akses ke jaringan, melalui browser web. Oleh karena itu, pengusaha dapat masuk ke situs web kapan saja dan melakukan tindakan yang diperlukan atau memperoleh informasi yang diperlukan.

GDPR di kantor akuntansi online

Sistem akuntansi yang menjadi dasar kerjasama antara pengusaha dan kantor akuntansi online, memenuhi persyaratan ketentuan tentang perlindungan data pribadi. Sistem memiliki fungsi seperti:

  • transmisi data melalui transmisi terenkripsi,

  • masuk ke sistem diamankan dengan kata sandi yang dipersonalisasi, yang direkomendasikan untuk diubah setiap 30 hari, dengan opsi untuk mengaktifkan pencatatan dua langkah,

  • membuat cadangan yang disimpan di server yang terletak di lokasi terpisah dari server utama di Wilayah Ekonomi Eropa,

  • kontrol catatan - informasi tentang data apa dan oleh siapa yang dimasukkan ke dalam sistem disimpan secara otomatis.

Selain itu, harus ada kepercayaan formal untuk pemrosesan data pribadi berdasarkan kontrak tertulis antara kantor akuntansi online dan pengusaha.

Perangkat lunak akuntansi yang digunakan oleh kantor akuntansi online memungkinkan pengguna situs web untuk menyiapkan dan mencetak laporan GDPR untuk setiap orang yang datanya diproses. Ini berisi informasi tentang, antara lain, tanggal entri data pertama ke dalam sistem dan isinya, pengenal pengguna yang memasukkan data atau keberatan yang diterima.

Berapa biaya kantor akuntansi online?

Klien kantor semacam itu hanya membayar untuk layanan akuntansi, dan di sini penilaian biasanya dilakukan secara individual berdasarkan informasi tentang jumlah dokumen atau tingkat kerumitan dan peristiwa yang terjadi di perusahaan.

Di sisi lain, ia mendapatkan alat bisnis secara gratis, termasuk faktur, manajemen gudang, pemantauan keuangan perusahaan, modul manajemen kontak - CRM atau modul penagihan utang.

Biaya tambahan mungkin timbul dari kesediaan untuk menggunakan opsi khusus, seperti Printer IAI, yang merupakan program eksternal untuk menangani penerbitan penerimaan fiskal dalam sistem dengan cetakan pada printer fiskal.

Keuntungan dari kantor akuntansi online dibandingkan kantor tradisional

Kantor akuntansi online beroperasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Anda dapat mengirim dokumen kapan saja, dengan sejumlah kecil dokumen, bahkan dapat berupa foto yang diambil melalui telepon dan dikirim ke sistem akuntansi kantor akuntansi. Anda dapat mengirim pertanyaan ke akuntan Anda kapan saja. Dan yang paling penting - kapan saja dan dari mana saja, Anda dapat masuk ke sistem akuntansi, memeriksa perhitungan pajak dan jaminan sosial, memperoleh informasi tentang hasil keuangan perusahaan, menerbitkan faktur duplikat atau melihat faktur biaya dari bulan-bulan sebelumnya. Ini adalah opsi yang tidak dapat ditawarkan oleh kantor akuntansi tradisional. Kantor akuntansi online juga tahan terhadap kejadian acak seperti:

  • penguncian keras - Anda dapat bekerja di mana saja, Anda tidak perlu berada di kantor untuk ini,
  • pencurian peralatan komputer kantor atau kejadian tak terduga seperti banjir - tidak ada data yang disimpan langsung di disk komputer, hanya di cloud.

Masa depan milik kantor akuntansi online

Sudah pada tahun 2013, laporan Starter Foundation menunjukkan bahwa ketika memperoleh klien baru, kantor akuntansi harus memperhitungkan nilai tambah yang dapat mereka tawarkan kepada mereka saat menggunakan layanan akuntansi mereka. Ditentukan akses pengusaha melalui web browser antara lain untuk laporan keuangan saat ini untuk kantor akuntansi modern itu sudah menjadi standar yang diperlukan, dan bagi klien itu adalah salah satu faktor yang menentukan pilihan kantor akuntansi.

Laporan PARP tentang kondisi sektor usaha kecil dan menengah di Polandia dari 2017 menunjukkan bahwa pada 2011–2015 terjadi peningkatan penggunaan Internet oleh perusahaan (jumlah perusahaan yang menggunakan koneksi seluler tumbuh sangat pesat) . Pada tahun 2016, lebih dari 93% perusahaan terhubung ke Internet dari komputer, dan hampir 65% menggunakan Internet di perangkat seluler. Oleh karena itu, kantor akuntansi online memenuhi harapan pengusaha dengan tawaran mereka, tidak hanya memberi mereka dukungan akuntansi, tetapi juga alat untuk layanan online komprehensif bisnis mereka.

Bagaimana menemukan kantor akuntansi online?

Website wFirma for Accounting Office menyatukan kantor-kantor akuntansi modern yang menyediakan jasa akuntansi profesional, dan sebagai bagian dari kerjasama, pengusaha mendapatkan sejumlah alat untuk memfasilitasi menjalankan bisnisnya sendiri. Di sisi pengusaha, hanya ada pilihan kantor tertentu dari direktori online kantor akuntansi yang tersedia.

Pilih kantor akuntansi online terbaik