File karyawan - perubahan file karyawan dari 2019

Melayani

Pada tanggal 5 Februari, sebuah undang-undang ditandatangani untuk mengurangi kebutuhan untuk menyimpan file karyawan dari 50 menjadi 10 tahun. File karyawan juga dapat disimpan secara elektronik. Meski awalnya undang-undang tersebut mulai berlaku pada awal 2018, peraturan baru akan mulai berlaku pada 1 Januari 2019. Perlu juga disebutkan rancangan Kebijakan Kementerian Tenaga Kerja dan Sosial tentang peraturan tentang dokumentasi kepegawaian, yaitu untuk memperkenalkan perubahan penyimpanan arsip pribadi pada tahun 2019.

Manfaat memperkenalkan peraturan baru

Manfaat memperkenalkan undang-undang tersebut, di atas segalanya, adalah penghematan yang cukup besar. Pengusaha akan menanggung biaya yang lebih rendah terkait dengan penyimpanan dokumentasi, yang secara signifikan akan mengurangi ruang kantor. Manfaat kedua yang harus dibawa oleh tindakan tersebut adalah keamanan yang lebih besar untuk kepentingan karyawan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen.Selama ini karyawan yang harus menyerahkan dokumen yang diperlukan ke ZUS, sekarang diasumsikan bahwa ZUS akan memiliki pengetahuan dan dokumentasi penuh tentang karyawan yang diberikan dan terserah padanya untuk mengumpulkannya, dan bukan karyawan seperti sebelumnya. .

File karyawan - penyimpanan

Majikan, sebagaimana diatur oleh undang-undang, harus menyimpan dokumentasi karyawan dengan cara yang menjamin kerahasiaan, integritas, kelengkapan dan ketersediaannya. Dia akan dapat menyimpan dokumen dalam bentuk kertas atau elektronik selama masa kerja, tetapi dalam kondisi yang tidak mengancam kerusakan. Setelah masa kerja, pemberi kerja pada prinsipnya wajib menyimpan arsip selama 10 tahun, terhitung dari akhir tahun takwim di mana hubungan kerja diputus atau berakhir, kecuali peraturan terpisah menentukan lain.

Berkas pekerja yang diberhentikan

Jika hubungan kerja dengan karyawan yang sama terjalin kembali dalam waktu 10 tahun setelah pemecatan, majikan akan terus menyimpan file untuk karyawan tersebut, berdasarkan dokumentasi karyawan yang ada. Setelah pemutusan hubungan kerja oleh pekerja, pemberi kerja harus, bersama dengan sertifikat, memberikan informasi kepada pekerja dalam bentuk kertas atau elektronik tentang:

  • jangka waktu penyimpanan dokumen kepegawaian,

  • kemampuan karyawan untuk mengumpulkan dokumentasi karyawan pada akhir bulan kalender setelah berakhirnya periode penyimpanan untuk dokumentasi karyawan,

  • pemusnahan dokumentasi karyawan jika tidak dikumpulkan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Majikan wajib memusnahkan dokumentasi karyawan dalam waktu 12 bulan setelah berakhirnya periode yang dimaksudkan untuk pengumpulannya oleh karyawan.

Bentuk penyimpanan file

Majikan akan memiliki pilihan dalam bentuk apa ia ingin menyimpan dokumentasi dan akan dapat mengubah bentuknya kapan saja:

  • Dalam hal terjadi perubahan dari kertas ke bentuk elektronik, pemberi kerja harus menyiapkan reproduksi digital, yang harus dibubuhi dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat yang mengkonfirmasi kepatuhan reproduksi dengan dokumen kertas.

  • Dalam hal terjadi perubahan bentuk dokumentasi dari elektronik menjadi kertas, pemberi kerja harus menyiapkan cetakan dan menandatanganinya dengan tanda tangan yang mengkonfirmasi kesesuaian hasil cetakan dengan dokumen elektronik.

10 tahun, tapi apakah itu untuk semua karyawan?

Tidak semua file karyawan dapat disimpan selama 10 tahun. Pembagian berikut digunakan sesuai dengan kriteria pekerjaan karyawan:

  • file karyawan yang dipekerjakan sebelum 1 Januari 1999 - dalam hal ini, tidak mungkin menyimpan file kurang dari 50 tahun;

  • file karyawan yang dipekerjakan dalam periode dari 1 Januari 1999 hingga 31 Desember 2018 - dalam hal ini, apakah majikan akan menyimpan file selama 10 atau 50 tahun akan tergantung pada keputusannya. Untuk mempersingkat periode pencatatan, pemberi kerja akan diminta untuk menyerahkan laporan informasi ZUS RIA untuk setiap karyawan kepada ZUS. Ini akan menjadi ringkasan informasi tentang orang yang diasuransikan dan dasar untuk menghitung manfaat;

  • file karyawan yang dipekerjakan mulai Januari 2019 - file orang-orang dari grup ini akan disimpan selama 10 tahun. Majikan akan mengirimkan informasi mengenai penghasilan karyawan secara otomatis setiap bulan.

Amandemen tentang penyimpanan file karyawan dan digitalisasinya adalah bagian dari paket tindakan "100 perubahan untuk perusahaan", yang dirancang untuk memfasilitasi bisnis bagi pengusaha dan mengubah hubungan pengusaha-administrasi menjadi lebih ramah, seperti mitra dan disederhanakan. satu.

Perubahan dalam dokumentasi karyawan

Rancangan peraturan tentang dokumentasi karyawan mengasumsikan bahwa mulai tahun 2019 arsip pribadi karyawan tidak akan terdiri dari 3, tetapi 4 bagian. Bagian D terpisah akan berisi dokumen yang terkait dengan kewajiban karyawan atas pesanan atau kewajiban yang ditentukan dalam peraturan terpisah. File pribadi akan terdiri dari:

  • bagian A (dokumen yang terkait dengan melamar pekerjaan),

  • bagian B (dokumen yang berkaitan dengan memasuki hubungan kerja dan perjalanan kerja),

  • bagian C (dokumen yang berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja),

  • bagian D (dokumen yang terkait dengan kewajiban karyawan atas pesanan atau kewajiban yang ditentukan dalam ketentuan terpisah).

Peraturan memungkinkan untuk membagi bagian-bagian dari file pribadi menjadi yang lebih kecil yang terkait satu sama lain secara tematis dan memberi nomor secara berurutan: A1, B1, C1, D1. Dalam kasus tersebut, dokumen harus diberi nomor dan disimpan dalam urutan kronologis di bagian individu, dan daftar setiap bagian harus dibuat.

Dalam proyek yang disajikan, majikan memiliki kewajiban tambahan untuk menyimpan jenis dokumen lain secara terpisah untuk setiap karyawan - mereka akan menjadi dokumentasi karyawan.

Kesimpulannya, peraturan yang mulai berlaku pada 1 Januari 2019 dimaksudkan untuk memperkenalkan banyak fasilitasi file karyawan. Perubahan terbesar adalah kemampuan untuk memilih bentuk penyimpanan dokumentasi karyawan. Berkat peraturan baru, juga dimungkinkan untuk mempersingkat masa penyimpanan dokumen karyawan.